Tự động hóa, tiết kiệm chi phí, chuyên nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tử

Thị trường ngày nay ngày càng cạnh tranh. Thu hút và giữ chân khách hàng là một trong những trọng tâm lớn của bất kỳ doanh nghiệp nào. Các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô luôn tìm cách tiết kiệm thời gian và tiền bạc và bên cạnh đó việc tăng năng suất, đem lại sự thuận tiện cho khách hàng là điều tối quan trọng. Do đó, lợi thế của việc sử dụng hóa đơn điện tử trở thành chìa khóa để thu hút và giữ chân khách hàng.

Một trong những yếu tố để thực hiện thu hút và giữ chân khách hàng bắt đầu ở khâu thanh toán. Tìm một phương thức hiệu quả để lập hóa đơn, cùng với việc theo dõi thông tin tài chính, doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu thu hút, giữ chân và gia tăng khách hàng nhằm mở rộng quy mô kinh doanh của mình. Giải pháp hóa đơn điện tử là một phương thức tối ưu trong việc lập, gởi, nhận hóa đơn.

Đội TTHT NNT – Chi cục Thuế Quận 1 giới thiệu các lợi thế khi người nộp thuế sử dụng hóa đơn điện tử.

Rất nhanh và đơn giản.

Với hóa đơn điện tử, tất cả thông tin khách hàng được lưu trong đám mây, bao gồm tên, mã số thuế và địa chỉ của khách hàng, điều khoản thanh toán và phương thức thanh toán. Người lập chỉ cần đăng nhập vào tài khoản của doanh nghiệp, chọn khách hàng muốn lập hóa đơn, nhập sản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp cung cấp…nhấp gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng. Người lập chỉ cần một hoặc hai phút để hoàn thành.

Nói tóm lại, hóa đơn điện tử không chỉ tăng tốc toàn bộ quá trình thanh toán, mà còn rất thân thiện với người dùng. Việc lập hóa đơn điện tử chỉ mất vài phút với kỹ năng sử dụng tối thiểu.

Mọi thứ được lưu trữ trong đám mây.

Nói về đám mây, doanh nghiệp không bao giờ phải lo lắng về việc mất hóa đơn hoặc dữ liệu khách hàng. Doanh nghiệp không phải đối mặt với các vấn đề về thư tín hoặc sự cố máy tính.

Tất cả mọi thứ được tự động lưu và lưu trữ trực tuyến. Chỉ cần đăng nhập vào tài khoản của doanh nghiệp và mọi thứ luôn sẵn sàng để bắt đầu lập và gởi hóa đơn cho khách hàng của doanh nghiệp ngay trong tầm tay.

Tự động hóa.

Có lẽ lợi thế lớn nhất mà hóa đơn điện tử có được đó là việc tự động hóa. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp có thể thiết lập gởi hóa đơn định kỳ cho khách hàng theo kế hoạch dài hạn.

Hệ thống tự động hóa sẽ gửi theo dõi và nhắc nhở thanh toán cho các hóa đơn sắp tới và quá hạn. Tự động hóa các nhiệm vụ này giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian và tiền bạc và có nhiều thời gian hơn tập trung vào phát triển doanh nghiệp của mình. Doanh nghiệp không còn phải trả tiền cho ai đó để làm những nhiệm vụ hành chính này.

Thiết lập nhận diện thương hiệu.

Một giải pháp lập hóa đơn dựa trên đám mây chắc chắn củng cố nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể thêm logo, bảng màu và phông chữ phù hợp với hình ảnh thương hiệu của mình.

Khi hình ảnh thương hiệu gia tăng sẽ làm tăng cơ hội được trả tiền đúng hạn. Hóa đơn điện tử có thể được gởi qua hộp thư điện tử, do đó, doanh nghiệp cũng có thể tạo tin nhắn tùy chỉnh, chẳng hạn như một lời cảm ơn của doanh nghiệp, những thông điệp dạng này cũng có thể nâng cao thương hiệu của doanh nghiệp. Bản sắc thương hiệu của doanh nghiệp thể hiện cá tính và chuyên môn của doanh nghiệp. Việc gởi hóa đơn qua hộp thư điện tử, doanh nghiệp sẽ có thể bán các sản phẩm hoặc dịch vụ mới bằng các liên kết đến một phần nội dung trên trang web để có thể nhanh chóng đưa khách hàng tiếp cận đến sản phẩm của mình.

Bảo mật.

Hệ thống hóa đơn điện tử cực kỳ an toàn vì chúng phải tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật cao. Công nghệ bảo mật của hệ thống hóa đơn điện tử giúp thực hiện các biện pháp bảo vệ an ninh tiên tiến chống lại mọi mất mát và can thiệp từ bên ngoài. Hiện nay, các nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có thể sử dụng công nghệ Blockchain nhằm đem lại sự bảo mật gần như tuyệt đối. Ngoài ra, hệ thống hóa đơn điện tử còn có tính bảo mật cao bằng việc mã hoá dữ liệu bằng biện pháp mã hóa SSL trên máy chủ.

Tiết kiệm chi phí.

Khi doanh nghiệp quy đổi số giờ làm việc của nhân viên cần thiết để lập, gởi và xử lý mỗi hóa đơn giấy của doanh nghiệp ra thành tiền thì doanh nghiệp sẽ dễ hiểu tại sao doanh nghiệp chi ra một số tiền lớn để trả cho nhân viên để chỉ làm việc đó. Ví dụ, doanh nghiệp thuê 01 kế toán chỉ thực hiện nhiệm vụ lập, gởi và xử lý hóa đơn với chi phí 8 triệu đồng mỗi tháng thì khi đặt điều đó vào tình huống một doanh nghiệp có 10 nhân viên có thể nhận ra khoản tiết kiệm lên tới 960 triệu đồng một năm bằng cách sử dụng hóa đơn điện tử và bỏ qua việc sử dụng hóa đơn giấy.

Ngoài ra, có các chi phí liên quan đến giấy, mực và bưu chính. Hóa đơn điện tử hoàn toàn loại bỏ các chi phí này. Doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa chi phí lập hóa đơn nhờ vào cơ chế tự động hóa của hóa đơn điện tử.

Đối với hóa đơn giấy, doanh nghiệp cần diện tích lưu trữ, không gian lưu trữ và người canh giữ hóa đơn trong thời gian quy định. Việc lưu trữ, bảo quản hóa đơn sẽ tiêu tốn tiền bạc của doanh nghiệp không nhỏ. Nhưng, với hóa đơn điện tử, việc lưu trữ hoàn toàn đơn giản và giảm thiểu tối đa chi phí lưu trữ.

Truy cập 24/7.

Sử dụng hóa đơn điện tử đem lại cho doanh nghiệp khả năng quản lý thông tin khách hàng và thanh toán từ một giải pháp ứng dụng. Doanh nghiệp có thể sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử trên máy tính để bàn, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh của mình.

Điều này có nghĩa là không chỉ ở văn phòng, khi ở nhà hoặc đi du lịch – doanh nghiệp có thể gửi và quản lý hóa đơn của mình 24/7.

Lập tờ khai thuế, báo cáo tài chính đơn giản hơn.

Giải pháp hóa đơn điện tử có thể cho phép doanh nghiệp lưu tất cả mọi thứ, bao gồm hợp đồng, hóa đơn, chứng từ và bất kỳ tài liệu liên quan nào khác đều trực tuyến.

Ngoài ra, nhờ sự kết nối giữa hóa đơn điện tử và phần mềm kế toán sẽ tạo ra một quy trình đơn giản và tiết kiệm thời gian khi lập và phân tích báo cáo tài chính. Trong kỳ khai thuế, quyết toán thuế, doanh nghiệp có thể nhanh chóng và dễ dàng lập tờ khai, các loại hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan thuế.

Gởi ngay lập tức đem lại khả năng thanh toán nhanh hơn.

Doanh nghiệp chỉ phải mất vài giây để gửi hóa đơn điện tử trực tuyến và công việc này còn nhanh hơn nữa nếu doanh nghiệp sử dụng phương thức gởi định kỳ theo kế hoạch đặt sẵn.

Doanh nghiệp sẽ không còn phải đợi hàng tuần để khách hàng nhận, xem xét và trả lại hóa đơn qua bưu chính. Hóa đơn của doanh nghiệp đã lập ra được gửi ngay lập tức. Hóa đơn được gửi nhanh hơn và nhanh hơn có nghĩa là doanh nghiệp cũng được nhận nhanh hơn khoản thanh toán của khách hàng.

Giảm lỗi và tranh chấp.

Hóa đơn giấy phải thực hiện một số bước, bao gồm lập, gởi, nhận… hóa đơn. Bất kỳ quá trình nào được thực hiện bởi con người đều có khả năng xảy ra sai sót. Hóa đơn sai sót có thể là số tiền thanh toán không chính xác, sai mức thuế suất, địa chỉ khách hàng không đúng, thậm chí là sai cả mã số thuế của khách hàng.

Các sai sót liên quan đến số tiền thanh toán chắc chắn sẽ làm chậm quá trình thanh toán. Các sai sót thậm chí cũng có thể làm xấu đi mối quan hệ mà doanh nghiệp có với khách hàng. Sai sót về hóa đơn và tranh chấp có thể khiến doanh nghiệp mất nhiều tiền để sửa chữa.

Hóa đơn điện tử tự động tính toán tổng số tiền thanh toán để doanh nghiệp tránh bị sai sót. Hóa đơn điện tử tự động thêm tiền thuế và đảm bảo các chỉ tiêu khác chính xác. Nhưng, ngay cả khi xảy ra sai sót, chỉ mất một phút để sửa chữa sai sót và gửi lại hóa đơn.

Tăng cường mối quan hệ với khách hàng.

Có rất nhiều lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh nội dung trong thư điện tử gởi định kỳ dài hạn kèm theo hóa đơn điện tử, đường dẫn truy cập hóa đơn cho khách hàng. Điều này giúp khách hàng cảm nhận khách hàng là thượng đế. Ví dụ, chỉ một lời chúc may mắn, hay một lời nhắn nhủ bình an khi khách hàng đi một chặng đường dài để cầm tận tay sản phẩm ưa thích của mình mang về nhà.

Tăng cường mối quan hệ mà doanh nghiệp có với khách hàng của mình không chỉ khuyến khích khách hàng thanh toán hóa đơn đúng hạn, nó còn có thể giúp tạo ra các khách hàng thường xuyên và các khách hàng tiềm năng thông qua sự giới thiệu của các khách hàng sẵn có.

An toàn khi cháy, nổ, không lo bị rách, ướt.

Hóa đơn giấy sẽ có khả năng bị thiệt hại lớn khi xảy ra cháy, nổ. Khi hóa đơn bị cháy sẽ gây ra nhiều hệ lụy quan trọng, ví dụ khoản thanh toán sẽ bị trì hoãn, thậm chí mất khoản thanh toán của khách hàng. Ngoài ra, việc phải báo cáo việc cháy hóa đơn với cơ quan thuế khiến cho doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn.

Tuy nhiên, với hóa đơn điện tử, xác suất cháy, nổ hóa đơn là bằng 0. Doanh nghiệp không cần phải lo lắng việc cháy, nổ hóa đơn điện tử. Ngoài ra, viễn cảnh hóa đơn bị rách, ướt tuyệt đối không xảy ra.

Giao dịch với nhiều loại tiền tệ và ngôn ngữ.

Nhờ vào công nghệ, tất cả doanh nghiệp có thể tiếp cận khách hàng ở mọi nơi trên thế giới. Một doanh nghiệp ở Việt Nam có thể lập hóa đơn cho khách hàng của mình tại bất kỳ quốc gia nào. Một khách hàng ở Mỹ có thể đặt mua sản phẩm từ một công ty ở Việt Nam.

Do đó, hóa đơn điện tử cho phép người dùng chọn loại tiền và ngôn ngữ dựa trên ngôn ngữ của khách hàng. Điều này cho phép cả doanh nghiệp và khách hàng tiếp cận với nhau một cách nhanh nhất, gần nhất, tiện lợi nhất. Lập hóa đơn và thanh toán điện tử giúp việc thâm nhập thị trường toàn cầu thuận tiện hơn nhiều. Nó loại bỏ các rào cản thanh toán theo phương thức truyền thống là sử dụng tiền mặt.

Thân thiện với môi trường.

Nghiên cứu chỉ ra rằng trung bình hóa đơn điện tử thân thiện với môi trường hơn bốn lần so với hóa đơn giấy. Nó tiết kiệm cây (điều doanh nghiệp có thể quảng cáo cho mình). Doanh nghiệp đang tiết kiệm nước, và năng lượng, và nó làm giảm ô nhiễm, ví dụ như hộp mực in hóa đơn sẽ được thải ra môi trường dưới dạng chất thải rắn.

Hiện đại và chuyên nghiệp.

Cuối cùng, hóa đơn điện tử cung cấp một hình ảnh và một ấn tượng trong mắt của khách hàng về tính hiện đại và sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Đội TTHT NNT – Chi cục Thuế Quận 1